
Transformación Digital en Finanzas. Capítulo #1.
Capítulo 1: ¿En qué momento?
La vuelta de las vacaciones es un poco como el comienzo del año; empezamos cargados de propósitos que no siempre cumplimos; bien porque son poco realistas o porque el día a día nos deja sin fuelle, pero hay cosas que ya no podemos posponer más.
Una de las cosas que nos proponemos los que trabajamos en finanzas en alguna ocasión es la de remangarse y llevar a cabo esa transformación digital de nuestra área que siempre hemos querido, pero que por el impacto que tiene tanto a nivel económico, como del día a día, y de resiliencia de las personas, se hace un mundo. Estos cambios normalmente han de hacerse porque la necesidad de información y agilización de procesos prima para una buena toma de decisiones.
Pero, ¿cuándo es un buen momento? Pues con la vuelta de vacaciones siempre nos pareció un buen momento, principalmente para todas aquellas compañías que su año fiscal coincide con el natural (matiz importante). ¿Por qué?, porque, salvo excepciones u otra pandemia, y a falta de prácticamente un trimestre para que acabe el año, tenemos más o menos controlado el trabajo del año, hemos cerrado auditoría del año anterior, el terrible impuesto de sociedades, y los impuestos del tercer trimestre prácticamente hecho; salvo aquellas que presenten impuestos con carácter mensual. Pero lo más importante es que debemos cerrar el año en un sistema y empezar el trabajo del año que viene ya en el nuevo. Aquí matizaré que, en mi opinión, no es recomendable el replicar la información en dos sistemas de manera simultánea. Esto ya lo hemos visto en alguna ocasión y no nos parece una decisión muy lógica.
Una transformación digital en finanzas puede abarcar muchas cosas, pero de las más importantes suelen pasar por la implantación de un nuevo sistema informático de gestión. Otros hablan de un ERP (Enterprise resource planning), pero hay que tener en cuenta que suelen abarcar más de un área; no sólo de finanzas. También tratan otros departamentos, como rrhh, operaciones, compras, etc. ¿Esto significa que no podemos tener un ERP para un solo departamento? Obviamente, se puede contratar para un solo área exclusivamente, pero esto tiene unas ventajas e inconvenientes que después abordaremos.
La mayor complejidad que he encontrado en la transformación digital en finanzas no son los equipos informáticos, no son los plazos, no es la variedad de soluciones que existen, sino la resistencia al cambio de las personas; y eso, hay que gestionarlo con mucho tacto. Los beneficios son evidentes, pues hay un aumento de productividad que, sí, tarda algo en llegar, pero acaba siendo palpable. Algunos expertos hablan de un +40%.
En búsqueda de apoyos.
Teniendo en cuenta que ya hemos hecho un análisis conjunto con el equipo financiero para valorar qué estamos haciendo, cómo, que información estamos dando y qué podríamos hacer para mejorar, el primer paso a abordar es el de contar con el apoyo de la dirección general y/o comité de dirección. Es algo que va más allá de tiempos, dinero, personas, etc. En mi opinión es un tema de estar alineado sobre como creemos se pueden mejorar las cosas, la comunicación, asunción de riesgos a cambio de mejoras en la operativa, estar abiertos a la aportación de nuevas ideas, etc.
No podemos olvidarnos ni de la inversión económica ni del impacto derivado de estos importantes cambios que afectan a toda la compañía directa o indirectamente. Cierto es que, hablar de un precio medio de este tipo de inversiones es un brindis al sol, pues depende mucho de la dimensión de la compañía, de lo que se quiere hacer, de cómo tenemos de organizadas las cuentas y, si queremos involucrar a otros departamentos en un futuro; es decir, ir por fases, pues ayuda a mitigar ciertos riesgos de la operativa de la compañía, aunque también existen inconvenientes, como son la necesidad de más tiempo hasta que la empresa funcione como un todo bajo el mismo sistema de gestión.
En este caso, nos centraremos la implantación en el departamento financiero como primera fase.
¿Qué software nos encaja más?
Toda vez ya tenemos los apoyos, antes de decidirnos por una herramienta u otra de las muchas que hay en el mercado, es importante buscar ese “feeling” sobre cual será la mejor para nuestra empresa, las personas que la componen, años de trayectoria de la herramienta, servicio técnico, y por supuesto, el compañero de viaje (partner) que escojamos.
Uno se deja guiar por la experiencia profesional y por aquellos programas con los que ha trabajado. Comentas también con algunos colegas de profesión, y empiezas a pedir pruebas de aquellos 3-4 sistemas de los cuales guardas un buen recuerdo porque realmente funcionaban, porque aportaba información de manera ágil, porque tenía un buen servicio técnico, y que en definitiva, ayudaba al negocio para la toma de decisiones.
Ninguno es perfecto. Los hay muy buenos en contabilidad e impuestos, pero que se quedan cortos en temas de tesorería, controlling, etc., y otros que son muy globales, ofrecen multitud de informes y herramientas de control, operan en grandes compañías con sedes por todo el mundo, pero que, a la hora del tema impositivo, no son tan eficaces con la normativa española. Algún problema he vivido con los famosos modelos 347, donde se remiten todas las operaciones habidas en un año por más de tres mil euros.
Partiendo de la base de que existen diferentes soluciones creadas bajo diferentes tecnologías, de manera resumida y mundana podría hablar software donde las diferentes transacciones se ejecutan en base a una serie de comandos (aunque depende de la versión), y los que trabajan bajo una imagen más “user-friendly” del tipo “Windows”; al menos en nuestra opinión.
Algunas claves.
Es vital involucrar a miembros del departamento en las presentaciones con los partners. En primer lugar, porque se trabaja en equipo. Por otro lado, siempre existe algunas tareas o rutinas que es importante que se contemplen y que a veces se nos escapa comentarlo en la presentación. Ir con una batería de preguntas sobre aspectos que ver de manera previa es muy útil para que las reuniones sean provechosas.
En este caso, optar por un software más “user-friendly”, por la curva de aprendizaje lo creíamos interesante. Elegir uno que facilitara la implantación del mismo, y que además, es bastante conocido en el mercado desde hacía años, y había muchísimos partners que nos podían ofrecer el servicio de implantación, formación y tutelaje.
¿Y qué partner escoger? Antes de contestar a esta pregunta, es interesante ver como la empresa tiene dimensionado el servicio de IT de la empresa. Hay casos en los que existen trabajadores en plantilla, y en otros casos, está subcontratado por una empresa externa.
El tema informático no es baladí. Cuando se implanta un sistema de gestión nuevo, se dan comienzo ciertas dificultades referente a los permisos, servidores, conexiones, etc., que no son fáciles de manejar. Te puedes encontrar con problemas ajenos que me recuerdan a uno de nuestros refranes españoles como es: “entre unos y otros, la casa sin barrer”.
En esta ocasión, la empresa que nos proveía servicios de IT también ofrecía servicios de partnership de uno de los sistemas que gustaban, y resultó ser clave para ser más ágiles tanto en la implantación como con el tema de la famosa “nube”, nuestros servidores, conexiones, permisos y demás temas ya comentados.
Por tanto, habíamos elegido en base a los siguientes criterios:
- Software con perfil user-friendly por la curva de aprendizaje.
- Software con trayectoria en el mercado y buen servicio técnico.
- Existencia numerosa de partners.
- El partner que elegimos ya nos hacía el servicio IT, por tanto, existe un único interlocutor para todo.
Siguientes pasos
Ya teníamos escogido un sistema nuevo de gestión, ya teníamos partner, así que ahora tocaban los siguientes pasos: planificación de tiempos, tareas, retos y procedimientos. Esto no se quedaba en una mera implantación; quedaba trabajar en creación de procesos nuevos para aprovechar al máximo la nueva herramienta, pero esto lo comentaremos en próximos capítulos.
¡No os lo perdáis!